毎年10月になると翌年の手帳が店頭に並びます。
スマホ普及率89.9％の日本においても紙の手帳でスケジュール管理する人は41.9％。
デジタルで管理する人29.5％より圧倒的に多いことになります。
かくいう私も、紙の手帳を愛用して30年。この先もデジタルに変更する予定はありません。
今回は、全ての効率を高めてくれる現代人の必須アイテム「手帳」の効果的な活用方法についてお伝えします。
1. スケジュール管理以外に役立つ紙の手帳
現代の社会では次から次に予定が入るものです。
打合せ日時、書類提出やメールの返信期限。プライベートであれば、娘の誕生日、冠婚葬祭、クラブ活動や友人との懇親会など、記憶することが不可能なくらいです。
手帳は、予定日時を書き留めておくことは勿論ですが、移動や待ち時間を少なくするスケジューリング、過去の振り返りをするのに役立ちます。
もちろん、余白に「人生の指針となる言葉」や「自分の夢や目標」を書留て目を通すことで心を整えることもできます。
その他にも「読了した書籍、視聴した映画、気づきなど」を書き留める備忘録。
サイドポケットに、非常用の名刺、バンドエイド、数本の付箋を入れる場所として使うこともできます。
2. 毎年実施しておきたい「手帳会議」
今、使っている手帳は使い勝手がいいですか？
手帳を買い替える前に、使っていた手帳について検証することを「手帳会議」といいます。
使用頻度の高いモノなので、自分に合うモノを選ぶと、全ての効率をよくすることができます。
現在の手帳を見て空白が多いのであれば、1サイズ小さいモノに変更することで容積と重量を小さくすることで持ち運びを楽にすることもできます。
私は6年前、アーリーリタイアを遂げたあと、Yシャツの胸ポケットに入る小さなサイズに変更しました。
記入は、青や赤の色付きボールペンを使い分けてカテゴリー分けする、略語を用いて記入の手間と書く面積を減らすことで汎用性高める工夫をしています。
秋口に発売される雑誌で「来年の手帳特集」をよく目にしますが、毎年、特集されている手帳を追うと、フォーマットが変わり、慣れるまで、スケジューリングをミスすることになります。
使い勝手がいいモノが見つかるまではトライ＆エラー。探し当たあとは、同じモノを長く使い続けることをお勧めします。
なぜなら、同じフォーマットだと違和感なく記入できるうえに、転記するのが楽、過去を振返ったときに書いたことを理解し易いからです。
3. 紙の手帳を選ぶ理由
アプリでスケジュール管理すると、職場や家族とデータの共有ができるばかりか、アラーム設定することでリマインダーとしての役目も果たしてくれます。
これは大きなメリットだと思います。
反面、通話中はハンズフリーにしないとスケジュール確認や入力できない。
お客さんや上司の前でメモするとき紙の手帳と違いスマホを触る心理的なハードルがかかる。
バッテリーがなくなるとスケジュール確認できない。
自分で手書きした文字はあとから見返したとき、記入した時の情景を思い出しやすいのにたいし、デジタルデータだと思い出しづらい。
手帳の見開きページの方がスケジュール全体を把握しやすい。
数年後にこれらの問題が改善される。もしくは、紙の手帳で真似できない更なる機能が付加されて、デジタルでスケジュール管理をする人が多くなると思いますが、その時がくるまで、私は紙の手帳を使うと思います。
まとめ
手帳1冊の値段は小さいモノで800円、大きなモノで3000円です。
毎年、上手に使い倒したら全ての生産性が高まり定価の100倍以上の価値をもたらしてくれる必須アイテム。
是非、効率的なマイルールを決て、トライ＆エラーを繰り返しながら使い勝手のいいモノに作り上げてください。
自分のスタイルが確立できると、手帳会社の宣伝に踊らされることなく効率を高めていくことができます。
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